Alibaba Proforma Invoice Kontrol Listesi

Bu rehber neyi çözer?

Alibaba veya doğrudan gelen proforma invoice çoğu zaman tek sayfa, yarım sayfa veya logo başlıklı bir belgedir. İçinde teknik şartname, ödeme planı, garanti ve teslim şartları dağılmış halde bulunur. Bu rehber, proformadaki hangi alanların kaporadan önce satıcıya yazılı olarak sorulması gerektiğini anlatır.

Amaç proformayı reddetmek değil, eksik veya tutarsız alanları netleştirmek ve ödeme planını buna göre kurmaktır.

Proforma neden tek başına yeterli değil?

Proforma ticari bir teklif belgesidir. Makine sevkiyat sözleşmesi, ödeme planı ve garanti yazısı ayrıca yazılı hale getirilmediği sürece bağlayıcı değildir. Bu nedenle proformadaki her önemli madde ayrıca yazılı teyit ile desteklenmelidir.

Özellikle yüksek bedelli, ithalat lisansına tabi veya CE ön riski taşıyan makinelerde proforma, ön kontrol dosyasının sadece bir parçasıdır. Yanına teknik şartname, ödeme planı, teslim takvimi ve kabul kriterleri eklenir.

Kontrol listesi

1. Satıcı yasal adı ve adresi proformada açık mı? 2. Banka lehtarı aynı tüzel kişilik mi, farklı mı? 3. Incoterms (EXW, FOB, CIF, DAP) açıkça yazıyor mu? 4. Model, kapasite, güç, voltaj, yazılım versiyonu belirtilmiş mi? 5. Ödeme şartları yüzdelik dilim ve ödeme kanıtları ile yazıyor mu?

6. Garanti süresi, parça-işçilik-uzaktan destek ayrımı var mı? 7. Yedek parça listesi ve teslim şekli belirtilmiş mi? 8. Teslim süresi üretim ve sevkiyat takvimi ile tutarlı mı? 9. Ambalaj ve crate standardı, fumigasyon veya ihracat işaretlemesi açık mı? 10. Inspection ve kabul kriterleri proformada mı sözleşmede mi tanımlı?

11. Belge teslimi (fatura, paket listesi, menşe, CE beyanı, test raporu) proformada mı sözleşmede mi listelenmiş? 12. Force majeure, gecikme cezası ve fesih şartları yazılı mı?

Banka hesabı uyumsuzluğu

En kritik uyumsuzluk banka lehtarının tüzel kişilikten farklı olmasıdır. Havale Çin dışına çıktıktan sonra geri alınması güçtür. Bu nedenle ödeme yapılmadan önce banka lehtarı, tüzel kişilik adı, lisans adresi ve vergi numarası ayrı ayrı teyit edilmelidir.

Lehtar farklıysa satıcıdan yazılı açıklama istenir. Açıklama yetersizse veya yazılı taahhüt verilmiyorsa dosya bekletilir. Bu uyumsuzluk tek başına devam et veya vazgeç kararı için yeterli sebeptir.

Risk özeti

Proforma üzerinden ödeme planı kurarken, dört başlığın tutarlı olması gerekir: tüzel kişilik, banka bilgisi, teknik kapsam ve teslim/inspection planı. Bu dört başlık tutarlı değilse kapora bekletilir.

Belge ve uygunluk konularında kesin onay iddiası yerine ön risk notu çıkarılmalı; nihai kararlar yetkili kurumlar ve lisanslı uzmanlarla alınmalıdır.

Kırmızı bayraklar

Banka hesabı farklı şirket adına ise, garanti süresi yazılmıyorsa, model kodu belirsizse veya ödeme planında nihai ödeme herhangi bir kabul/inspection kanıtına bağlanmıyorsa dosya bekletilmelidir.

Proformada yer almayan ancak sözleşmeye eklenen şartlar da yazılı hale getirilmeden bağlayıcı sayılmamalıdır.

SerasMac nasıl yardımcı olur?

SerasMac proformadaki alanları alıcı tarafında tek dosyada karşılaştırır: tüzel kişilik, banka bilgisi, teknik kapsam, ödeme planı, teslim ve kabul/inspection bağlantısı. Eksik veya tutarsız alanlar yazılı soru listesi halinde satıcıya iletilir.

Çalışmanın amacı size makine satmak değil, kaporadan önce riskleri görünür hale getirmektir. Süreç bağımsız üçüncü taraf raporunu değiştirmez veya garanti etmez.